بروزرسانی : پنج شنبه 13 خرداد 1389    نويسنده : محمد سهرابی    منبع : تلفن گویا فارسیکام

5 مزیت برتر داشتن سیستم تلفن گویا در شرکتها

به تازگی ، در حالی که در حال صحبت با یکی از مشتریانم در مورد ارائه راه حل یک سیستم تلفن گویای سفارشی برای شرکت او بودم، ناگهان از من پرسید "در مرحله اول، منافع حاصل از نصب تلفن گویا برای من چیست؟".

در واقع ، مبهوت شدم! من در حال مشاوره دادن به کسی بودم که درواقع خودش این سیستم را درخواست کرده بود. همیشه فکر می کردم که مزایای استفاده از سیستم های تلفن گویا واضح است ، و تقریبا همه در صنعت به ضرورت داشتن سیستم تلفن گویا معتقد هستند!

بنابراین در یک زمان کوتاه چند دقیقه ای این 5 مزیت برتر استفاده از سیستمهای تلفن گویا را برای وی توضیح دادم.

خوب است شما هم بدانید.


سیستم تلفن گویا می تواند در بسیاری از جهات در کل سازمان تاثیرگذار باشد. قابلیت اصلی تلفن گویا قابل استفاده بودن آن برای اکثر تماسهای ورودی و خروجی سازمان است. این عمل به کاهش حجم کار و به حداقل رساندن استرس نیروهای متخصص سازمان کمک کرده و در نتیجه باعث خواهد شد که این نیروها بیشتر روی مشتریانی که واقعا به آنها نیاز دارند تمرکز کنند. این کار بطور قابل توجهی باعث کاهش هزینه های سربار سازمان شده و بنابراین کارمندان وقت بیشتری برای انجام کار اصلی خود خواهند داشت.


1. گسترش اتوماسیون اداری شرکت به تماس گیرنده/مشتری

شاید شما نرم افزار پیچیده ای برای خودکارسازی بسیاری از فعالیتهای خود در شرکت/دفتر نصب کرده اید و سود بسیار زیاد حاصل از آن را نیز تجربه کرده اید، اما افزایش این سود با تعمیم همین سیستم به تماس گیرنده نیز به عنوان یک مشتری را تجربه کرده اید؟ اگر نه ، لطفا همین امروز نسبت به نصب سیستم های تلفن گویا و گسترش سود حاصل از این اتوماسیون  به تماس گیرندگان /مشتریان اقدام کنید.


2. با جواب دادن بلافاصله پس از اولین زنگ تلفن احتمال تبدیل تماس گیرنده به مشتری را قویتر کنید

این کار موجب صرفه جویی در زمان هم برای شما و هم برای تماس گیرنده می شود. آیا نیاز به توضیح است که چگونه زمان پول است؟ خوب ، اجازه بدهید! 3 تا زنگ تلفن 8 ثانیه زمان استفاده می کند و اگر شما  300 تماس در روز (8 ساعت) دریافت کنید و هر تماس را پس از 3 زنگ پاسخ دهید، (300*8=2400 ثانیه) و در مجموع 40 دقیقه از زمان پاسخگویی را به هدر داده اید! در شرکتهایی که تماس ورودی زیادی دارند برداشتن تلفن با یک زنگ برای اپراتور زنده تقریبا غیر ممکن است ، اما به من اعتماد کنید، سیستم تلفن گویا گوشی را با اولین زنگ بدون هیچگونه خطایی و در هر زمانی برخواهد داشت.


3. سلام و خوش آمد گویی چندزبانه به هر تماس گیرنده بر اساس Caller ID

سیستم تلفن گویا می تواند به بسیاری از زبانها صحبت کند و بر اساس caller id می تواند تصمیم بگیرد که به چه زبانی به تماس گیرنده پاسخ دهد درست مانند انسان هوشمند! اگر برای مشتری این حس را درست کنید که هم زبان او هستید قطعا در اولین تماس مشتری در موقعیت بالاتری نسبت به رقبای خود قرار خواهید گرفت!


4. سلام و خوش آمدگویی شخصی برای مشتریان شناخته شده

به مشتری خود نشان دهید که برایش ارزش قائلید.تلفن گویا مشتری را با گفتن اسمش خوش آمد گویی می کند! مثلا: سلام آقای سهرابی، در خدمت شما هستیم و ....

بله ، سیستم تلفن گویا در صورتی که شماره تماس گیرنده برایش شناخته شده باشد این کار را انجام می دهد. حتی می تواند او را با عنوان جنسیت (خانم/آقا)، یا بر اساس زمان (صبح بخیر/عصر بخیر) و حتی اگر در روز تولدش با دفتر شما تماس می گیرد با پیام “تولدتان مبارک” خوش آمد گویی کند! گرچه ممکن است همه این موارد لازم نباشد ، اما این کار تصور خوبی از شرکت شما در ذهن تماس گیرنده ایجاد خواهد کرد .


5. تلفن گویا بصورت 24 ساعته و شبانه روزی کار می کند و هیچ موقع با صدای خسته به مشتریان شما پاسخ نخواهد داد

با نصب تلفن گویا دفتر شما در 24 ساعت شبانه روز باز است، سیستم تلفن گویا با صبوری تمام و با صدای خوش به همه ارباب رجوع تلفنی شما پاسخ خواهد داد. علاوه بر آن همه اطلاعات را در دسترس تماس گیرندگان قرار می دهد، و حتی در شرایط اضطراری، می تواند پیامهای دریافتی را بصورت خودکار به فرد تعیین شده هشدار دهد!. بسته به ماهیت شرکتی که نرم افزار تلفن گویا در آن نصب شده است، حتی می توان دستور العمل های اضطراری را به تماس گیرنده اعلام نمود!


بنابراین ، این ها منافع عمومی داشتن تلفن گویا در سازمان شماست. اگر چه مزایا و منافع ویژه ای بسته به صنعت و سازمانی که از تلفن گویا استفاده می کند وجود دارد، توجه شما را به یک مثال جلب می کنم.

فرض کنید مهندس واحد پشتیبانی یک ISP (ارائه دهنده خدمات اینترنتی) در حال بررسی شکایت یکی از مشتریان برای اتصال به شبکه می باشد. او در می یابد که برخی از تنظیمات سرور در رابطه با این مشتری باید تغییر کند. خوب چه کار باید بکند؟ واضح است که باید با اتاق سرور تماس گرفته و تغییر تنظیمات مورد نیاز برای مشتری را درخواست کند، که این مشکل رفع شود! اما در این بین ممکن است اشتباهات زیادی رخ دهد، کارمند اتاق سرور ممکن است در حال صحبت کردن با بقیه نیز باشد، وی ممکن است تماس های متعددی را باید پاسخ دهد و یا مثلا در حال حاضر هیچ شخصی در اتاق سرور نباشد! اما اگر این پروسه به یک سیستم تلفن گویا که بر اساس شماره مشتری می تواند تنظیمات را انجام دهد مجهز باشد این کار بلافاصله قابل انجام بوده و رضایتمندی مشتری نیز با این خدمات سریع افزایش می یابد!


درباره نویسنده:

محمد سهرابی کارشناس ارشد مدیریت اجرایی و متخصص و کارشناس تجارت الکترونیک و همچنین نویسنده و مترجم مقالات در زمینه تجارت و بازاریابی الکترونیک و SEO می باشد.

این مقاله را می توانید در مجله ،روزنامه،کتاب ،کتاب الکترونیکی دوباره چاپ کنید با این شرط که هیچ تغییری در عنوان،متن،لینکهای مقاله ایجاد نشود و اطلاعات کامل و لینکهای مربوط به نویسنده بطور کامل و دست نخورده در آن درج شود.