بروزرسانی : يکشنبه 28 خرداد 1391    نويسنده : آماریس حکمت، محمد سهرابی    مترجم : آماریس حکمت، محمد سهرابی     منبع : وب سایت محمد سهرابی

پذیرش مجازی (اپراتور خودکار تلفنی)، کاربرد و نحوه اجرای آن در سیستمهای تلفنی

پذیرش مجازی یکی از خصوصیات دستگاههای معمولی EPABX (سانترال) می باشد که هم اکنون در همه جای دنیا شناخته شده است. در مقایسه با تلفنهای گویا، دستگاههای سانترال از قابلیتهای محدودتر و هوشمندی کمتری برخوردار هستند. امکان پذیرش مجازی، به عنوان یک متصدی پذیرش (اپراتور) در هرگونه سازمانی که تماسهای ورودی دارد، می تواند مورد استفاده قرار گیرد. پذیرش مجازی به صورت اتوماتیک تمامی تماسهای ورودی را به داخلی مورد نظر متصل و پیامهای دریافتی از تماس گیرندگان را در صندوق صوتی ضبط می کند. این امکان همچنین به نام "اپراتور خودکار" شناخته شده است. ادغام این ویژگی با سیستم صندوق صوتی از طریق تلفن گویا "پذیرش مجازی" نام دارد.


چگونه یک کارت آنالوگ 4 پورت را به سیستم متصل کنیم؟
راه اندازی "پذیرش مجازی" از طریق یک کارت آنالوگ (کارتهای IVRBoard که هم بصورت pci و هم بصورت USB موجود می باشد) و یک سانترال بسیار ساده 2 به 8 خط (دو خط مستقیم و 8 خط داخلی)(که البته همین سانترال نیز می تواند کامل بصورت کامپیوتری نیز باشد) میسر خواهد بود. هزینه آن شامل خرید همین کارتهای سخت افزاری و نرم افزار مربوطه می باشد.


"پذیرش مجازی" تحت شبکه داخلی تلفن
در دستگاه سانترال، حداقل دو خط ورودی (مستقیم شهری) و 8 خط داخلی وجود دارد. از این 8 خط، دو خط (مثلا خطوط شماره 101 و 102) به دو پورت کارت آنالوگ متصل می شوند. دستگاه سانترال باید به گونه ای طراحی شود که تمامی تماسهای ورودی را به طور اتوماتیک توسط خطوط 101 و 102 دریافت کند. هم اکنون امکان "پذیرش مجازی" بر روی سیستم تلفن داخلی سازمان ایجاد شده است. این امکان از طریق کامپیوتر (PC) قابل برنامه ریزی بوده و کارکرد آن همانند مراحل زیر است:

به محض برقراری تماس ورودی، دستگاه تلفن گویا با پخش پیام خوش آمد گویی، از تماس گیرنده می خواهد که شماره داخلی مورد نظر را وارد کند.
زمانی که شماره داخلی مورد نظر دریافت شد (یا نام فرد مورد نظر شناسایی شد)، دکمه انتظار (Hold یا Flash برای پخش پیام یا موسیقی انتظار) توسط سیستم فعال می شود و تماس گیرنده را به داخلی مورد نظر متصل می کند.
اگر داخلی مورد نظر زنگ خورد، پخش پیام یا موسیقی انتظار به صورت خودکار متوقف می شود.
اگر داخلی مورد نظر اشغال بود، سیستم از تماس گیرنده می خواهد تا از این مرحله خارج شود یا پیام بگذارد.
مراحل "پذیرش مجازی" یاد شده، در تمامی سیستمهای تلفن گویای تحت شبکه داخلی تلفن به همین صورت اجرا می شوند. این امکان همچنین دارای خصوصیات پیشرفته ای به قرار زیر است:

- ساعات اداری: انتقال تماسها پس از ساعات اداری انجام نخواهد شد.(البته تمامی این موارد در چارت تلفن گویا قابل تعریف و ویرایش می باشد)
- انتقال تماسها: برای هر داخلی می توان امکان "انتقال تماسها" را فعال کرد. بدین طریق که هر فردی می تواند داخلی خود را بر اساس ساعاتی که در دفتر کار است تنظیم کند تا تماسهای ورودی فقط در همان ساعات به شماره وی متصل شود.
- گزارش گیری: هر تماسی ثبت و ذخیره می شود و امکان گزارش گیری از تمامی تماسها وجود خواهد داشت.
بسیاری دیگر از ویژگیهای روزانه تماسها همانند دریافت پیامهای ضبط شده از طریق ایمیل نیز به صورت هوشمندانه توسط این سیستم انجام می شود.
 

مزایای استفاده از امکان پذیرش مجازی تحت شبکه داخلی:
- حذف هزینه های تکراری: از آنجایی که سیستم پذیرش مجازی تحت شبکه داخلی تماسهای ورودی را از طریق یک دستگاه سانترال به شماره های داخلی متصل میکند، هیچگونه هزینه اضافی ای به سازمان بابت انتقال تماسها تحمیل نمی کند(هزینه های نیروی انسانی). این ویژگی، بزرگترین مزیت سیستم پذیرش مجازی تحت شبکه داخلی به شمار می رود.
- امنیت در ثبت تماسهای ورودی: از آنجایی که این سیستم تحت شبکه داخلی کار می کند، ثبت تمامی تماسهای ورودی سازمان با امنیت بیشتری صورت می پذیرد و همانگونه که می دانید حفظ امنیت اطلاعات مشتریان برای بسیاری از سازمانها امری حیاتی است.
- امکان پذیرش مجازی برای تمامی واحدها و حتی افراد سازمان فراهم می باشد و همگی می توانند از تمامی این امکانات پیشرفته بر اساس نیاز خود استفاده کنند.


بنابراین، اگر شما نیز هم اکنون در سازمان یا دفتر کار خود دستگاه سانترال دارید، صرف هزینه برای فعالسازی سیستم پذیرش مجازی بر روی آن تنها برای یک بار، بسیاری از هزینه های تلفنی شما و برخی از هزینه های جانبی دیگر را به میزان قابل توجهی کاهش خواهد داد.

 

مترجم: آماریس حکمت، محمد سهرابی
درباره نویسنده/مترجم:
محمد سهرابی کارشناس ارشد مدیریت اجرایی، کارشناس تجارت الکترونیک، مشاور در زمینه مدیریت مبنی بر تکنولوژی و همچنین نویسنده و مترجم مقالات در زمینه تجارت و بازاریابی الکترونیک، سیستمهای تلفنی کامپیوتری و مدیریت ارتباط با مشتریان می باشد.
این مقاله را می توانید در مجله، روزنامه، کتاب، کتاب الکترونیکی و وب سایت دوباره چاپ کنید با این شرط که هیچ تغییری در عنوان، متن و لینکهای مقاله ایجاد نشود و اطلاعات کامل و لینکهای مربوط به نویسنده بطور کامل و دست نخورده در آن درج شود.